Rozbitý telefon nebo vytopený notebook? Jak nepřijít o kalendář zakázek a kontakty na zákazníky
Pro každého samostatného živnostníka je jeho mobilní telefon nebo notebook tím nejdůležitějším pracovním nástrojem. Máte v něm uložena telefonní čísla na klienty, kompletní rozpis práce na další měsíce, historii e-mailové komunikace i fotky hotových projektů. Co se však stane, když vám telefon nešikovně upadne na dlažbu, notebook polijete kávou, nebo vám zařízení někdo ukradne z auta? Pro spoustu podnikatelů taková situace znamená okamžité zastavení provozu, paniku a pracné dohledávání kontaktů, které může trvat týdny. Fyzické poškození techniky přitom vůbec nemusí ohrozit kontinuitu vaší práce, pokud máte svá data správně chráněná v digitálním prostoru.
Proč spoléhat na paměť zařízení v terénu zavání průšvihem
Když máte veškeré své dokumenty, ceníky a plány uložené pouze na pevném disku jednoho počítače nebo v paměti jednoho telefonu, nevědomky riskujete budoucnost svého podnikání. Elektronika v terénu trpí mnohem více než v klidné kanceláři – hrozí jí pády, extrémně vysoké nebo nízké teploty, vlhkost a samozřejmě také nenechavé ruce zlodějů. Jakmile o takové zařízení přijdete, nepřicházíte pouze o drahý hardware, který se dá snadno koupit znovu, ale především o svá data. Ztráta historie domluv se zákazníkem nebo vypracovaných cenových nabídek vás může stát desítky tisíc korun na ušlém zisku a pošramocenou pověst spolehlivého profesionála.
Mnoho živnostníků zálohování odkládá, protože si pod tím představují složité ruční kopírování souborů na externí disk na konci každého týdne. Ruku na srdce – kdo z nás na to po celém dni plném práce pro klienty myslí? Ruční záloha je navíc zastaralá, protože pokud o telefon přijdete ve čtvrtek a naposledy jste data kopírovali v neděli, stále přicházíte o čtyři dny důležitých domluv a nových objednávek. Moderní digitální nástroje naštěstí tento problém řeší zcela automaticky na pozadí, aniž by od vás vyžadovaly jakoukoli pozornost nebo drahý čas.
Cloudové úložiště jako vaše nesmrtelná digitální kancelář
Řešením, které vám zajistí naprostý klid, je bezpečné cloudové úložiště. Představit si ho můžete jako zabezpečený trezor na internetu, do kterého se vaše data ukládají v reálném čase. Když na svém počítači napíšete novou kalkulaci nebo v telefonu upravíte termín schůzky, soubor se okamžitě odešle do tohoto online prostoru. Největší kouzlo spočívá v tom, že vaše data už nejsou závislá na tom jednom kusu plastu a kovu, který nosíte v kapse. Jsou přístupná odkudkoli a z jakéhokoli zařízení, které zrovna máte po ruce.
Pokud pak nastane černý scénář a váš notebook nadobro zhasne, vaše podnikání to vůbec nemusí paralyzovat. Jednoduše si pořídíte nové zařízení, přihlásíte se ke svému účtu a během několika minut máte před sebou všechny své složky, rozpracované smlouvy i kontakty přesně tak, jak jste je opustili. Díky automatické synchronizaci můžete okamžitě pokračovat v rozdělané práci z nového notebooku, nebo se k důležitým souborům pohotově dostat přes aplikaci v mobilním telefonu přímo u zákazníka.
OneDrive: Automatický strážce vaší práce od Microsoftu
Jedním z nejspolehlivějších a uživatelsky nejjednodušších řešení na trhu je cloudové úložiště OneDrive, které získáte jako součást oblíbeného balíku kancelářských programů. OneDrive umí kompletně převzít starost o bezpečnost vašich dat díky funkci automatického zálohování důležitých složek. Nemusíte přemýšlet nad tím, kam soubory ukládáte – program sám hlídá celou vaši pracovní plochu, dokumenty i obrázky a každou změnu okamžitě zrcadlí do bezpečného cloudu.
- Zálohování fotek přímo z terénu, kdy se každý snímek hotové práce pořízený mobilem ihned uloží do cloudu, takže o referenční materiály pro váš marketing nikdy nepřijdete.
- Historie verzí souborů, která vás zachrání, pokud si omylem přepíšete důležitý ceník nebo smažete část textu ve smlouvě – snadno se vrátíte k verzi z předchozího dne.
- Přístup k dokumentům bez internetu, protože OneDrive udržuje soubory dostupné i offline v notebooku a jakmile se připojíte k síti, automaticky vše aktualizuje.
- Pokročilé šifrování a ochrana proti virům, která zajistí, že vaše klientská data jsou v bezpečí před vyděračským softwarem, který by se mohl pokusit data v počítači zablokovat.
Investice do jistoty a klidného spánku
Jako samostatní podnikatelé si nemůžete dovolit luxus v podobě dlouhých výpadků způsobených ztracenými daty. Používání moderního cloudového úložiště není zbytečným technickým výstřelkem, ale základním stavebním kamenem stabilního podnikání. Ta nejlepší softwarová řešení fungují tak, že o nich v každodenním shonu vůbec nevíte – tiše pracují na pozadí, chrání vaše rodinné stříbro v podobě kontaktů a informací a vy se díky tomu můžete plně soustředit na rozvoj svého byznysu s vědomím, že jste připraveni na jakoukoli nehodu.
Tip našich specialistů
- Potřebujete poradit s nejnovější verzí softwaru? Dejte nám vědět – pomůžeme vám s výběrem a poradíme, jak postupovat.
Microsoft 365 v naší nabídce
Do 2 pracovních dnůMicrosoft 365 Business Standard roční předplatné3 040,73 Kč2 513,00 Kč bez DPHTOP
Do 2 pracovních dnůMicrosoft 365 Personal2 500,00 Kč2 066,12 Kč bez DPHDoporučujeme
Do 2 pracovních dnůMicrosoft Exchange Online Kiosk měsíční67,00 Kč55,37 Kč bez DPHDoporučujeme
Do 2 pracovních dnůMicrosoft Exchange Online Kiosk roční659,00 Kč544,63 Kč bez DPHChcete poradit se založením Microsoft 365 prostředí ?
